Plantilla de Calculadora de Coste de Empleado en Excel vs. Simulación Online (2026)
Para calcular en Excel el coste laboral de un trabajador necesitas una hoja con el salario bruto, la base de cotización y una columna por cada tipo de cotización a cargo de la empresa. La suma de esas cuotas es la cuota patronal y, añadida al salario bruto, da el coste empresa. Con 25.000 € brutos al año y los tipos de 2026, la hoja devuelve un coste de 33.037,50 € al año (2.753,13 € al mes). Esta guía explica cómo montarla paso a paso, con las fórmulas exactas en español, y en qué casos es mejor una simulación online.
Qué debe calcular una plantilla de coste de empleado
El coste empresa de un trabajador es su salario bruto más las cotizaciones sociales que paga el empleador. Una plantilla útil debe hacer cuatro cosas:
- Partir del salario bruto anual, incluidas las pagas extraordinarias.
- Obtener la base de cotización mensual y limitarla entre la base mínima y la máxima del año.
- Aplicar cada tipo a cargo de la empresa sobre esa base.
- Sumar las cuotas y devolver el coste anual, el coste mensual y el porcentaje que supone la cuota patronal sobre el bruto.
Paso a paso: cómo montar la hoja de cálculo
Paso 1: crea el bloque de datos de entrada
En la columna A escribe los nombres y en la columna B los valores: salario bruto anual (B2), número de pagas (B3), tipo de contrato (B4), tipo de AT/EP (B5), base mínima mensual (B6), base máxima mensual (B7) y año de cálculo (B8). Las celdas B6 y B7 se rellenan con las cifras de la Orden de cotización del año: en 2026 (Orden PJC/297/2026, de 30 de marzo) la base máxima es de 5.101,20 € al mes. Para la base mínima usa la de tu grupo de cotización; el ejemplo de esta guía emplea 1.424,40 €, el tope mínimo fijado ese año para accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
Paso 2: calcula la base de cotización
La base mensual es el salario bruto anual dividido entre 12, porque las pagas extraordinarias se prorratean entre todos los meses, limitada por abajo y por arriba con las funciones MIN y MAX.
Paso 3: añade una fila por cada cotización
Cada partida es la base anual multiplicada por su tipo y redondeada a dos decimales con REDONDEAR. Para el desempleo se usa SI, que elige el 5,50 % en contratos indefinidos o el 6,70 % en temporales.
Paso 4: suma y obtén el coste empresa
Suma las cuotas con SUMA, añade el resultado al salario bruto y divide entre 12 para el coste mensual.
Columnas necesarias y tipos de 2026
| Columna | Tipo a cargo de la empresa (2026) | Se calcula sobre |
|---|---|---|
| Salario bruto | — | Retribución anual pactada |
| Base de cotización | — | Bruto ÷ 12, entre base mínima y máxima |
| Contingencias comunes | 23,60 % | Base de cotización |
| Desempleo | 5,50 % indefinido / 6,70 % temporal | Base de cotización |
| FOGASA | 0,20 % | Base de cotización |
| Formación profesional (FP) | 0,60 % | Base de cotización |
| MEI | 0,75 % (2026) | Base de cotización |
| AT/EP | Según CNAE (ejemplo: 1,50 % en oficinas) | Base de cotización |
Puedes ver el detalle de cada partida en nuestra tabla de tipos de cotización y la evolución del MEI en la guía del Mecanismo de Equidad Intergeneracional.
Fórmulas de Excel en español: ejemplo con 25.000 € brutos al año
Supón un contrato indefinido, 14 pagas, actividad de oficina (AT/EP del 1,50 %) y año 2026. Las celdas de la tabla siguen la disposición del Paso 1; los resultados son los que devuelve la hoja.
| Celda | Concepto | Fórmula o valor | Resultado |
|---|---|---|---|
| B2 | Salario bruto anual (entrada) | 25000 | 25.000,00 € |
| B3 | Número de pagas (entrada) | 14 | 14 |
| B4 | Tipo de contrato (entrada) | Indefinido | — |
| B5 | Tipo AT/EP (entrada) | 0,015 | 1,50 % |
| B6 | Base mínima mensual (entrada) | 1424,4 | 1.424,40 € |
| B7 | Base máxima mensual (entrada) | 5101,2 | 5.101,20 € |
| B8 | Año de cálculo (entrada) | 2026 | 2026 |
| B9 | Bruto por paga | =REDONDEAR(B2/B3;2) | 1.785,71 € |
| B10 | Base mensual de cotización | =MIN(MAX(B2/12;B6);B7) | 2.083,33 € |
| B11 | Base anual de cotización | =B10*12 | 25.000,00 € |
| B12 | Contingencias comunes | =REDONDEAR(B11*0,236;2) | 5.900,00 € |
| B13 | Desempleo | =REDONDEAR(B11*SI(B4="Temporal";0,067;0,055);2) | 1.375,00 € |
| B14 | FOGASA | =REDONDEAR(B11*0,002;2) | 50,00 € |
| B15 | Formación profesional | =REDONDEAR(B11*0,006;2) | 150,00 € |
| B16 | MEI | =REDONDEAR(B11*SI.ERROR(BUSCARV(MIN(B8;2029);$E$2:$F$8;2;FALSO);0);2) | 187,50 € |
| B17 | AT/EP | =REDONDEAR(B11*B5;2) | 375,00 € |
| B18 | Total cuota patronal | =SUMA(B12:B17) | 8.037,50 € |
| B19 | Coste empresa anual | =B2+B18 | 33.037,50 € |
| B20 | Coste empresa mensual | =REDONDEAR(B19/12;2) | 2.753,13 € |
| B21 | Cuota patronal sobre el bruto | =B18/B2 | 32,15 % |
Importante: si dejas vacías las celdas B6 o B7, la fórmula de la base devolverá 0 (MIN con una celda vacía), y todas las cuotas saldrán a cero. Rellénalas siempre con los valores de la Orden de cotización vigente. Con la configuración regional española, el separador de argumentos es el punto y coma y el decimal la coma.
Cómo actualizar el tipo del MEI cada año
El MEI cambia cada ejercicio, así que no conviene escribir el 0,75 % dentro de la fórmula. Crea una tabla auxiliar en las columnas E y F (cabeceras en la fila 1 y datos en E2:F8) y deja que la fórmula BUSCARV lea el año de la celda B8:
| Año (columna E) | Tipo MEI a cargo de la empresa (columna F) |
|---|---|
| 2023 | 0,50 % |
| 2024 | 0,58 % |
| 2025 | 0,67 % |
| 2026 | 0,75 % |
| 2027 | 0,83 % |
| 2028 | 0,92 % |
| 2029 | 1,00 % |
La función MIN(B8;2029) mantiene el 1,00 % a partir de 2029, cuando la escala se estabiliza, y SI.ERROR devuelve 0 si calculas un año anterior a la entrada en vigor del MEI. Si la norma modifica el calendario, solo tendrás que cambiar la tabla.
Excel frente a la calculadora online
| Aspecto | Hoja de Excel | Calculadora online de CosteLaboral |
|---|---|---|
| Actualización de tipos | Manual: hay que revisar cada año la Orden de cotización y el tipo del MEI | Los tipos generales se mantienen en la propia herramienta, que ya incluye el MEI de 2026 |
| Pagas extraordinarias | Riesgo de dividir entre 14 en vez de entre 12 al calcular la base | Calcula siempre sobre el salario anual prorrateado |
| Bases mínima y máxima | Hay que programarlas y actualizarlas cada año | No aplica topes: usa el salario introducido; para salarios muy bajos o muy altos conviene contrastar |
| Errores de fórmula | Frecuentes: referencias rotas, celdas vacías, redondeos | No hay fórmulas que mantener |
| Resultado visual | Gráficos y formato manuales | Desglose, gráfico e informe imprimible en PDF automáticos |
| Varios trabajadores o escenarios | Ideal: copias filas y compara | Un cálculo cada vez |
| Personalización | Total: convenio, pluses, bonificaciones | Limitada a los campos del formulario |
| Tiempo | Horas en construirla y revisarla | Segundos |
Cuándo conviene cada herramienta
- Calculadora online: para estimar con rapidez el coste de una contratación, comparar salarios o preparar un presupuesto sin riesgo de errores de fórmula.
- Excel: para plantillas con muchos trabajadores, escenarios de convenio, bonificaciones o salarios que se acerquen a las bases mínima o máxima.
- Gestoría: para validar el resultado definitivo antes de firmar un contrato.
Preguntas frecuentes sobre el coste empresa en Excel
¿Qué fórmulas de Excel se usan para calcular la cuota patronal?
Se combinan cuatro funciones: MIN y MAX para limitar la base de cotización entre la base mínima y la máxima, REDONDEAR para que cada cuota tenga dos decimales, SI para elegir el tipo de desempleo (5,50 % en contratos indefinidos o 6,70 % en temporales) y SUMA para obtener el total. Con la base anual en B11, la cuota de contingencias comunes es =REDONDEAR(B11*0,236;2), y la cuota patronal total es la suma de todas las partidas a cargo de la empresa: contingencias comunes, desempleo, FOGASA, formación profesional, MEI y AT/EP.
¿Cómo programar el tipo variable del MEI en Excel para los próximos años?
Crea una tabla auxiliar con dos columnas, año y tipo a cargo de la empresa (2023: 0,50 %; 2024: 0,58 %; 2025: 0,67 %; 2026: 0,75 %; 2027: 0,83 %; 2028: 0,92 %; 2029: 1,00 %), y busca el tipo con =BUSCARV(MIN(B8;2029);$E$2:$F$8;2;FALSO), donde B8 es el año de cálculo. La función MIN mantiene el 1,00 % a partir de 2029, porque la escala prevista se estabiliza hasta 2050. Si la norma cambia el calendario, solo tendrás que modificar la tabla y no las fórmulas.
¿Por qué varía la base de cotización si hay pagas extraordinarias?
Porque las pagas extraordinarias y el resto de percepciones de vencimiento superior al mensual se prorratean entre los doce meses para calcular la base mensual de cotización. Por eso la base se obtiene dividiendo el salario bruto anual entre 12 y no entre el número de pagas: con 25.000 € anuales la base es de 2.083,33 € al mes, tanto si se cobra en 12 como en 14 pagas, mientras que dividir entre 14 daría 1.785,71 €, una base inferior a la real. Además, las bases mínima y máxima se aplican cada mes, por lo que un salario cercano a esos límites puede alterar el resultado.
Calcula tu caso en segundos. Introduce el salario bruto, las pagas, el contrato y la actividad en la calculadora de coste de empleado y compara el resultado con tu hoja de Excel. Si quieres profundizar, consulta la tabla de tipos de cotización y la guía del MEI.